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Microsoft 365 : mieux collaborer

Microsoft 365 est disponible sur le Mac App Store et un abonnement vous donne accès à toutes les fonctions, sur toutes les plateformes. Pour ce faire, vous n’avez qu’à vous inscrire dans n’importe quelle app 365, et mettre à niveau votre abonnement. Découvrez toutes les apps de la collection, et commencez tout de suite à créer et à collaborer!

Tout est possible quand on travaille en équipe. Microsoft 365 utilise le même code de base sur toutes les plateformes, permettant aux utilisateurs 365 de Mac, iOS et Windows de collaborer en temps réel.

Chaque changement effectué dans des documents Word ou PowerPoint est reflété immédiatement. Dans le cas des feuilles de calcul Excel, elles s’actualisent rapidement une fois les modifications complétées. Elles s’enregistrent automatiquement dans le nuage, vous permettant de revenir à une version précédente au besoin. Sur ordinateur, vous avez aussi une option de clavardage pour discuter sans délai avec les membres de votre équipe.

« Microsoft aime les Mac », lance Rob Howard, directeur principal du marketing de Microsoft 365. « Nous nous sommes engagés à fournir un résultat de première classe sur Mac, et avons fait des investissements considérables sur cette plateforme. » Le fait de partager le même code de base veut aussi dire que les utilisateurs Mac auront accès à des mises à jour plus fréquentes. L’équipe Microsoft planifie d’ailleurs d’en offrir à tous les mois pour les abonnés 365.

Le code de base simplifié promet aussi d’autres améliorations, en plus de l’aspect collaboratif. Pour commencer un travail en équipe, assurez-vous d’abord d’avoir un abonnement à Microsoft 365 et de sauvegarder votre document sur OneDrive ou dans SharePoint. Cliquez ensuite sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit de votre document Word, PowerPoint, ou Excel afin d’inviter vos contacts à se joindre à l’effort. Ils recevront un lien par courriel qui leur permettra d’ouvrir le fichier sur un ordinateur ou sur un appareil mobile.

Voici un aperçu des fonctionnalités de collaboration.

Écrivez ensemble avec Word

Dès que les collaborateurs se joindront à votre document Word, leur photo ou leurs initiales apparaîtront en haut de la fenêtre. Vous verrez aussi un petit drapeau avec leur nom et l’emplacement de leur curseur dans le texte, affichant en temps réel les changements qu’ils effectuent.

Si vous avez une question pressante pour le groupe, la fenêtre de clavardage est l’endroit idéal où la poser. À noter que, pour le moment, seuls les utilisateurs sur ordinateur ont accès à cette fonction, et que l’historique n’est pas sauvegardé. Pour laisser une note permanente, ajoutez-la plutôt en tant que commentaire dans le document lui-même.

PowerPoint pour tous

Dans PowerPoint, identifier les diapositives qui ont été changées depuis la dernière fois que vous avez ouvert le document est un jeu d’enfant. Elles seront affichées en turquoise dans le panneau des vignettes. Cliquez sur n’importe laquelle et elle s’ouvrira dans la fenêtre principale. Vous verrez que tous les changements y seront clairement indiqués.

Si vous avez activé la fonction de sauvegarde automatique dans un document PowerPoint partagé, toutes les modifications apparaîtront alors immédiatement. Afin d’éviter d’effacer le travail de quelqu’un d’autre, seule une personne à la fois peut modifier une section de texte donnée. Vous saurez que cette section fait l’objet de changements lorsqu’elle est entourée d’une bordure de couleur vive.

Si des changements contradictoires figurent dans le document, vous recevrez une alerte vous invitant à résoudre le problème avant de sauvegarder et de quitter. Vous aurez accès aux versions précédentes du document en cliquant sur le bouton d’activité (il ressemble à une horloge avec une flèche allant dans le sens contraire des aiguilles d’une montre).

Excel en mode collaboration

Comme dans Word et PowerPoint, les documents Excel affichent le curseur de chaque collaborateur, accompagné d’un drapeau. Cette app comporte cependant une fonction supplémentaire : cliquez sur l’image de l’un de vos collègues en haut de la fenêtre, et vous aurez accès à la case sur laquelle il travaille. Voilà un outil pratique pour un document volumineux ou comprenant plusieurs onglets. Si toute l’équipe a activé la fonction de sauvegarde automatique, les changements apparaîtront dans Excel en quelques secondes. Et si vous avez besoin de retourner à une version précédente du texte, cliquez sur Parcourir l’historique des versions dans le menu Fichier.

Vous abonner à Microsoft 365 vous donne accès à toutes les fonctions disponibles, sur toutes les plateformes. Pour ce faire, vous n’avez qu’à vous inscrire dans n’importe quelle app 365, et mettre à niveau votre abonnement.