David Sparks hat viel zu tun. Er schreibt nicht nur über Themen aus dem IT-Bereich, sondern ist auch Podcaster, Online-Dozent, YouTube-Host und Familienvater. Haben wir erwähnt, dass er auch noch Vollzeit als Anwalt arbeitet?

Dass er da effizient sein muss, versteht sich von selbst. Das ist auch der Grund, warum sich Tausende treue Fans in seinen unter dem Spitznamen MacSparky veröffentlichten Blog-Posts Expertentipps holen, wie sie produktiver werden. Sparks bevorzugt allerdings den Begriff „fokussierter“.

Sein Geheimnis? Er stellt sich diese Frage: „Kannst du dich für die richtigen Aufgaben entscheiden und sie dann auch erledigen?“

Hier gibt Sparks seine essenziellen Tipps für mehr Produktivität – und verrät, welche Apps ihm dabei behilflich sind.

Die Methode: Die Realisierung eines großen Projekts muss geplant werden. Für eine effektive Planung rät Sparks: Fang früh an und arbeite lieber jeden Tag ein bisschen daran, statt gleich einen kompletten Plan auf die Beine stellen zu wollen. So teilt sich der Erstellungsprozess in kleine und einfacher zu bewerkstelligende Schritte auf. Und mit etwas Zeit zwischen den Sessions hat dein Gehirn Zeit, alles zu verarbeiten.

Die App: Sparks arbeitet Ideen mit dem Mindmap-Tool MindNode aus. Du fängst mit deinem Kernkonzept an und erweiterst dieses dann mit Knotenpunkten (Nodes) oder weiteren Unterknotenpunkten. Durch das Zerlegen deiner Ideen in ihre Komponenten erstellst du leichter umsetzbare Aufgaben, mit denen du das Gesamtziel einfacher erreichst. „Im Laufe der Zeit liefert dir das Mindmapping einen guten Überblick über alle Einzelaufgaben, die du abzuhaken hast“, so Sparks.

Die Methode: Wenn Sparks Termine vereinbart oder Aufgaben erledigt, macht er sich dazu entsprechende Notizen. So hat er immer den Kontext parat, wie oder warum er zu einem bestimmten Ergebnis gelangt ist.

Die App: Sein Lieblingstool dafür ist Day One. Obwohl sie mal zum Schreiben von Tagebüchern gedacht war, findet Sparks, dass die App ein leistungsstarkes Journal ist, das deine Produktivität steigert. „Das Tagging-Feature ist wirklich mächtig. Ich verwende Tags und separate Journal-Einträge, um nach Dingen zu suchen, die ich vor einem Jahr wichtig fand.“

Die Methode: Das menschliche Gehirn ist nicht dafür gemacht, sich an alles zu erinnern, was erledigt werden muss. Mit einem guten Aufgabenplaner hältst du dir den Kopf frei, damit du aktiv werden kannst.

Die App: Sparks Trick beim Auswählen eines Aufgabenplaners: Finde einen, der nur so umfangreich wie nötig ist. Du solltest deinen Task-Manager im Griff haben und nicht umgekehrt.

Sparks erste Wahl ist OmniFocus. Als Aufgabenplaner verwendet, bietet OmniFocus eine Fülle an Möglichkeiten, deine Aufgaben darzustellen und zu verwalten. Sparks verwendet beispielsweise die Tagging-Funktion in der App, um sich an „wenig aufwendige“ Aufgaben wie Telefonanrufe erinnern zu lassen. Nur weil du gerade nicht geschäftig herumrennst, musst du ja noch lange nicht unproduktiv sein.

Die Methode: Viele Leute vermeiden den Blick in ihre Kalender-App, weil sie bis oben hin voll ist mit Terminen. Das raubt schnell mal die Motivation, etwas erledigen zu wollen. Sparks hat eine Lösung für dieses Problem. Er legt einfach eine Zeit für bestimmte Aufgaben fest, um die wichtigsten Dinge zu erledigen oder zeitaufwendige Tasks zu begrenzen.

Du bist bei deinem wichtigen Projekt noch nicht weitergekommen? Reservier dir zwei Stunden pro Tag für die nächsten zwei Wochen. Deine E-Mails fressen deine Zeit auf? Beschränk das Schreiben und Beantworten auf 30 Minuten pro Tag.

Die App: „Wenn ich mal einen Termin versäume, liegt das daran, dass ich zu faul war, ihn gleich in den Kalender einzutragen“, gesteht Sparks. „Wenn du dieses Prozedere vereinfachst, verwendest du den Kalender auch öfter.“

Fantastical ist sein Favorit, weil das Erstellen von Terminen so schnell geht. Mit einer Tastenkombination lässt du den Kalender in der Menüleiste erscheinen. Trage den Termin dann so ein, als würdest du ihn sprechen: Nächsten Mittwoch um zwölf Uhr Mittagessen mit Sven im Restaurant Sparks.

Die Methode: Schreiben ist schwer. Wieso solltest du dir also mit einem Textverarbeitungsprogramm, das mit jeder Menge ablenkender Features vollgepackt ist, das Leben noch schwerer machen? Sparks empfiehlt daher einen minimalistischen Texteditor. So kannst du dich auf das Geschriebene konzentrieren, ohne dir über die Formatierung Gedanken machen zu müssen.

Die App: Wenn Sparks sich seiner (vorher eingeplanten!) Schreibzeit widmet, verwendet er Ulysses. Bei dieser Schreib-App liegt der Fokus auf den Wörtern. Die Formatierungsmöglichkeiten sind auf die wichtigsten Funktionen beschränkt und es gibt einen ablenkungsfreien Schreibmodus. Ulysses unterstützt Sparks auch dabei, den Überblick zu behalten, denn alle Dokumente befinden sich an einem Ort und können mithilfe von Schlagwörtern in Gruppen und Untergruppen zusammengefasst werden.