PROFI-TIPP
Formatiere wie ein Excel-Profi
Microsoft Excel
Spreadsheets and Data Analysis
Microsoft Excel verwaltet problemlos Tabellenkalkulationen mit riesigen Datenbeständen und Tausenden von Zellen. Nur wie analysierst du all die Daten? Dafür hat die App ein gern übersehenes Tool parat: die bedingte Formatierung. Dieses Feature ändert automatisch die Darstellung einer Zelle, wenn sie einen bestimmter Wert enthält. So sind die wichtigsten Informationen auf einen Blick erkennbar.
Nehmen wir zum Beispiel diese einfache Tabelle, in der die Punkte pro Spiel für eine Basketballsaison mit 15 Spielen zusammengefasst sind:
Wie würdest du vorgehen, wenn du die drei höchsten Punktzahlen im Datenbestand hervorheben möchtest? Entweder schaust du alle Zellen durch, merkst dir den höchsten Wert und markierst dann von Hand die entsprechenden Zellen – oder du löst das Problem mit der bedingten Formatierung.
Wähle dafür zunächst im Arbeitsblatt die Zellen mit den Daten aus (in unserem Beispiel sind das C4 bis Q12) und klicke dann auf Start > Bedingte Formatierung. Klick dann im Dialogfenster „Regeln verwalten“ auf die Plustaste, um eine Regel hinzuzufügen. Das Dialogfenster „Neue Formatierungsregel“ haben wir wie folgt ausgefüllt:
Ändere zunächst die „Formatvorlage“ zu Klassisch und wechsle dann unter „Formatieren mit“ zu Benutzerdefiniertem Format. Damit die gewünschten Daten sofort ins Auge springen, verwendest du am besten eine fette Schrift auf gelbem Hintergrund mit rotem Zellenrahmen. Klick zum Speichern der Regel auf OK und dann erneut auf OK, um die Regelverwaltung zu schließen. Nun werden die Top-Spieler:innen optisch hervorgehoben. Und so sieht das dann aus:
Du möchtest sowohl die Spieler:innen mit mehr als 19 Punkten als auch diejenigen hervorheben, die nur einen oder gar keinen Punkt gemacht haben? Geh zurück zum Dialogfenster „Neue Formatierungsregel“ und wähle für „Stil“ die Option Symbolsätze aus. Anschließend legst du die Optionen wie unten dargestellt fest. Wie du siehst, haben wir kein Symbol für die Spieler:innen ausgewählt, die zwischen 2 und 18 Punkten geworfen haben, da diese Spieler:innen nicht hervorgehoben werden sollen – mit dieser Einstellung ändert sich das Dialogfenster für Symbole zu Benutzerdefiniert.
Sichere diese Regel ohne die oben aufgeführte Formatierungsregel und schon sieht das Ergebnis so aus:
Jetzt siehst du nicht nur die Top-Scorer auf einen Blick, sondern auch die Spieler:innen, die vielleicht etwas mehr Training brauchen – zumindest was die Trefferquote betrifft. Beim Aktualisieren einer Zelle wird die bedingte Formatierung automatisch auf die neuen Daten angewendet.
Das ist nur ein kleines Beispiel für das, was mit der bedingten Formatierung möglich ist. Dank dieser Methode wirst du das nächste Mal, wenn du vor einem unübersichtlichen Datenberg stehst, mit Sicherheit schneller Antworten auf deine Fragen finden.