Räum dein E-Mail-Postfach auf

Ein leerer Posteingang? Das hört sich nach einer geheimnisvollen Utopie an. Besonders dann, wenn dir dort normalerweise Tausende von ungelesenen E-Mails ein Durchkommen unmöglich machen. Und da sich unbegrenzt weitere Nachrichten ansammeln können, gibt es nur eine Lösung: die E-Mails für die weitere Bearbeitung aus dem Posteingang an relevantere Orte umleiten. Wir zeigen dir, wie dich Airmail 3 auf dem Weg zur „Inbox Zero“ unterstützt.

Die Stärke von Airmail liegt im Zusammenspiel mit anderen Apps. Du sendest beispielsweise eine E-Mail an Things 3 und wandelst sie in eine Aufgabe um. Die neue Aufgabe enthält einen Link zur E-Mail und mit einem Klick öffnest du die Nachricht in Airmail. Auf diese Weise archivierst du die ursprüngliche E-Mail und weißt, dass ihr Inhalt an einem relevanten Ort gut aufgehoben ist.

Neben Things 3 funktioniert Airmail auch in Verbindung mit anderen beliebten Apps wie Kalender, Erinnerungen, OmniFocus und Fantastical. Eine komplette Liste der kompatiblen Apps findest du unter Airmail 3 > Einstellungen > Dienste. Aktiviere installierte Apps durch Klicken der jeweiligen Checkbox.

Sobald du eine App aktiviert hast, kannst du E-Mails auf unterschiedliche Weise mit dieser App teilen. Am schnellsten geht es, wenn du die Nachricht auswählst und die Taste Z drückst. In dem nun eingeblendeten Menü wählst du die App aus, an die die E-Mail gesendet werden soll.

Das gleiche Ergebnis erhältst du mit einem Rechtsklick auf die Nachricht. Nun wählst du zuerst Senden an und dann die gewünschte App. Oder du klickst oben rechts im Nachrichtenfenster auf das Menü (das angedeutete Häkchen) und führst die gleichen Schritte aus.

Wenn du E-Mails immer an eine bestimmte App sendest, kannst du eine Aktionstaste für diese App festlegen. Den Tab „Aktionen“ findest du unter Airmail 3 > Einstellungen > Aktionen. Klicke auf das Einblendmenü der gewünschten Taste und wähle die App aus.

Am schnellsten archivierst du eine E-Mail, indem du auf die Nachricht klickst und dann die Rückschritttaste drückst. Standardmäßig wird die Nachricht dadurch nur in Airmail archiviert. Durch Drücken von Befehl-Rückschritt werden Nachrichten in den Papierkorb gelegt und können dort dann endgültig gelöscht werden.

Wenn du unter Airmail 3 > Einstellungen > Aktionen die Option Gmail Tastaturkürzel aktiviert hast, genügt zum Archivieren auch das Drücken der Taste E.

Airmail verfügt über eine Funktion zum Archivieren von Nachrichten, nachdem du sie beantwortet hast, was dir das Aufräumen deines Postfachs erleichtert.

Zum Aktivieren dieser Funktion klickst du auf Airmail 3 > Einstellungen > Verfassen und markierst das Feld Verwende Senden und Archivieren. Wenn du das nächste Mal eine E-Mail beantwortest, siehst du im Nachrichtenfenster die Option „Senden und Archivieren“.

Es kommt sicher vor, dass du E-Mails bekommst, auf die du erst später reagieren möchtest. Verwende in diesem Fall die Schlummerfunktion von Airmail, um die Nachrichten vorübergehend aus dem Posteingang zu entfernen.

Wähle eine Nachricht aus, drücke die Taste D und wähle aus, wann die E-Mail erneut in deinem Posteingang angezeigt werden soll. Oder öffne mit einem Rechtsklick auf die Nachricht das Kontextmenü und wähle Schlummern aus.

Zum Anpassen der Terminierung für die Schlummerfunktion klickst du auf Airmail 3 > Einstellungen > Schlummern. Alle E-Mails mit aktivierter Schlummerfunktion findest du im linken Fensterbereich im Ordner „Schlummern“.

Zum Erreichen eines leeren Posteingangs kannst du die Nachrichten zuerst sortieren oder auch die Anzahl der E-Mails reduzieren, die in deinem Posteingang landen. Hier kommt die „Regeln“-Funktion von Airmail ins Spiel, mit der du Regeln definierst.

Du findest diese Funktion, wenn du auf Fenster > Regeln klickst oder die Tastenkombination ctrl-Befehl-R drückst. Nun definierst du Regeln zum Filtern deiner E-Mails und legst damit beispielsweise fest, dass alle Newsletter automatisch archiviert und nicht im Posteingang angezeigt werden sollen.

Um eine solche Regel hinzuzufügen, klickst du auf das Pluszeichen im linken unteren Bereich des Fensters und wählst Regel hinzufügen aus. Gib einen Namen ein und pass anschließend die einzelnen Regelgruppen an. Wenn du nach Newslettern filtern willst, würdest du nun festlegen, dass alle eingehenden E-Mails, die das Wort „Newsletter“ enthalten, archiviert werden sollen.

Markiere das Feld „Aktivieren”, um diese Regel zu aktivieren und klicke auf Sichern. Da die E-Mails mit dieser Regel nur archiviert, aber nicht gelöscht werden, findest du sie jederzeit in den Ordern „Ungelesen“ oder „Alle Nachrichten“. Tschüss Newletter, hallo leeres Postfach.

Airmail - Lightning Fast Email

Produktivität

Anzeigen