Aprovecha el Control de cambios

Con Microsoft Word es muy fácil colaborar en el mismo documento con tus colegas, compañeros de trabajo y clientes. Estos archivos no solo pueden ser editados por varias personas al mismo tiempo, sino que, además, se marcan todos los cambios y se puede ver quién los ha hecho. Esto hace que el proceso final de aceptarlos o rechazarlos sea realmente rápido.

Para habilitar la opción de Control de cambios, abre la pestaña de Revisar, haz clic sobre Seguimiento y activa el botón de “Control de cambios”.

El Control de cambios es mucho más que un simple subrayado de las últimas modificaciones. Si realmente quieres sacar partido a esta herramienta, échale un vistazo a estas propuestas.

Si el Control de cambios está activado, puedes ver todas las modificaciones a la vez por defecto. Como esto puede resultar a veces un poco confuso, también puedes seleccionar solo el tipo de cambios que te interesan en ese momento. Entra en el menú de Revisar en la barra de herramientas y luego dale a “Opciones de marcado”.

Quita todas las opciones menos Formato para ver únicamente los cambios de configuración del documento, como espacios, fuentes, párrafos, etc. Marca la opción de “Inserciones y eliminaciones” para que los cambios en el texto se subrayen.

Si quieres tener información todavía más específica, combina esta opción con la de Revisores que figura en el mismo menú de “Opciones de marcado”. Así podrás, por ejemplo, seleccionar solo las inserciones y eliminaciones que haya hecho tu jefe o tu cliente.

Si lo prefieres, abre la pestaña de Preferencias dentro del mismo menú para asignar códigos de color a los cambios (por ejemplo, rojo para las eliminaciones y azul para las inserciones, o rojo para tu supervisor y azul para el cliente). De esta forma podrás ver todas las modificaciones de un vistazo.

Para pasar rápidamente de un cambio a otro, haz clic en la flechita que hay al lado de Aceptar o Rechazar y elige la opción de Aceptar/Rechazar y continuar con el siguiente.

Si lo que quieres es ver cómo quedaría el documento final si aceptaras todos los cambios pero sin hacer todavía nada definitivo, selecciona la opción “Todas las revisiones” a la derecha del botón de “Control de cambios”. Si te gusta el resultado, dale a la flecha que hay al lado del botón de Aceptar y clica en “Aceptar todos los cambios”.

Consejo de profesional: para aceptar todos los cambios de una frase, párrafo o página, selecciona el texto que te interesa y aplica el paso anterior.

¿Te has olvidado de activar el Control de cambios? Tienes una solución muy fácil. Si tienes una versión anterior del documento, utiliza la función de Comparar de Word.

Abre Herramientas > Control de cambios > Comparar documentos y selecciona las dos versiones del documento (la original y la corregida). Se creará un nuevo documento con todos los cambios marcados, como si hubieras trabajado con el Control de cambios activado.

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