Excel sur le bout des doigts

Doté de multiples fonctionnalités, Microsoft Excel est un outil de bureautique essentiel. Mais comment analyser toutes les données contenues dans vos classeurs ? Faire appel à la mise en forme conditionnelle (une option trop souvent négligée) vous permet de tirer profit de la puissance d’Excel : effectuez une analyse efficace de vos données grâce à la mise en surbrillance des cellules contenant les informations les plus importantes.

Prenons comme exemple la feuille de calcul suivante – un tableau simple regroupant les scores d’une saison de basketball à travers 15 matchs consécutifs.

Comment mettre en valeur les trois meilleurs scores du tableau ? Si vous optez pour la méthode manuelle, vous devrez parcourir et analyser toutes les données, puis mettre en surbrillance les trois valeurs les plus élevées. Et si vous laissiez plutôt l’option de mise en forme conditionnelle faire le travail à votre place ?

Commencez par sélectionner les données à analyser dans le tableur (ici, C4 à Q12) puis cliquez sur Format > Mise en forme conditionnelle. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, cliquez sur le bouton plus (+) pour créer une nouvelle règle. Une nouvelle boîte de dialogue s’ouvre pour vous permettre de choisir les options de mise en forme. Nous avons ici adopté la démarche suivante :

Après avoir cliqué sur « Format personnalisé » dans le menu « Mettre en forme avec », l’option « Format de la cellule » apparaît dans la fenêtre. Mettez vos données en valeur en formatant le texte en gras, sur un fond jaune avec des bordures rouges. Cliquez une première fois sur Entrée pour enregistrer la règle, et une deuxième fois pour quitter Gérer les règles. Voici maintenant comment apparaissent les données dans votre feuille de calcul, les meilleurs scores étant clairement mis en valeur :

Imaginons à présent que vous souhaitiez plutôt mettre en valeur tous les joueurs ayant marqué 19 points ou plus, ainsi que ceux ayant marqué entre 0 et 1 point. Ouvrez de nouveau la boîte de dialogue « Nouvelle règle », cliquez sur « Jeux d’icônes » pour sélectionner un style, et configurez les options comme nous l’indiquons ci-dessous. (Vous remarquerez que nous n’avons pas attribué d’icônes aux joueurs ayant marqué entre 2 et 18 points, car ce ne sont pas les valeurs qui nous intéressent — appliquer cette modification transforme le ménu affiché en Personnaliser.)

Enregistrez cette règle (en prenant soin de supprimer la règle précédente) et voici comment s’affichent vos données :

Vous pouvez à présent clairement identifier les trois meilleurs joueurs, ainsi que ceux qui ont besoin de s’entraîner davantage. Petit plus : la mise en forme conditionnelle évolue à mesure que vous modifiez vos données.

Cet exemple simple illustre parfaitement les possibilités qui s’offrent à vous avec l’option de mise en forme conditionnelle. La prochaine fois que vous devrez analyser une grande quantité de données, pensez à faire appel à cette fonctionnalité.

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