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Todoist: to do & planification
To do, rappels & habitudes
Nous avons tous des listes de tâches quotidiennes à accomplir. Ne serait-ce pas formidable de pouvoir s’en débarrasser pour nous concentrer sur des projets à plus long terme ? Malheureusement, c’est plus facile à dire qu’à faire.
Mais cela ne veut pas dire que c’est impossible, loin de là ! David Allen, expert en productivité et auteur du bestseller Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity, est un spécialiste de la question et, dans son livre, il encourage les lecteurs à appliquer la méthode GTD (Getting Things Done) à leur vie quotidienne. L’objectif ? Être plus efficace et moins stressé.
Allen est convaincu que si l’on a trop en tête, il est impossible d’être en charge de sa vie. La méthode GTD vous aide à vous organiser afin de ne pas crouler sous les tâches et à garder la tête suffisamment claire pour définir des priorités.
Mais comment est-ce que cela marche en pratique ? Pour une productivité sans stress, la méthode GTD recommande cinq étapes clés : Capturer, Clarifier, Organiser, Réfléchir et Exécuter. La première étape, Capturer, consiste à supprimer la tâche de votre cerveau et la placer dans un dossier. Clarifier revient à décider si la tâche en question nécessite plus ou moins d’une minute : moins d’une minute, vous pouvez la réaliser tout de suite ; plus, organisez la tâche, c’est-à-dire placez-la dans la corbeille, déléguez-la ou reportez-la à plus tard.
Enfin, réfléchissez à vos listes et exécutez-les régulièrement afin de vous assurer que tout est sous contrôle. Si les tâches peuvent être exécutées, divisez-les en étapes plus petites et placez-les dans des listes de tâches avec des rappels, histoire de ne pas les oublier.
L’app Todoist sera votre compagnon idéal pour appliquer la méthode GTD. Et nous vous expliquons comment utiliser cette outil de gestion des tâches pratiques de manière optimale.
Lancez l’app. Elle s’ouvre sur votre « Boîte de réception », là où vos tâches sont répertoriées. Videz déjà votre esprit en notant tout ce que vous devez/voulez faire. Faites glisser une entrée vers la droite pour afficher diverses options au bas de l’écran : définir un délai, affecter un niveau de priorité, déplacer des tâches dans d’autres dossiers, etc. Vous pouvez créer un dossier « Futur » pour les choses que vous ne souhaitez pas traiter de suite. C’est un excellent moyen de vider votre « Boîte de réception ».
Dans le menu de gauche, sélectionnez « Aujourd’hui » pour créer de nouvelles tâches avec des horodatages, des tags et des rappels associés. Vous pouvez effectuer les mêmes opérations sous « 7 prochains jours » en-dessous. C’est probablement le meilleur endroit pour placer les tâches simples ou triviales, ou bien celles qui peuvent être accomplies immédiatement.
Pour les tâches plus complexes ou chronophages, créez une nouvelle entrée sous « Projets » et divisez la tâche en étapes plus petites et faciles à gérer. Si vous collaborez avec d’autres personnes, utilisez la fonction de partage pour vous assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde, et la fonction de commentaires pour échanger directement avec vos collègues.
L’étape cruciale de la méthode GTD est Réfléchir. Allen pense que nous devons régulièrement réviser et penser les tâches qui requièrent une action de notre part afin d’éviter que le cerveau ne les oublie. Il est important de passer en revue toutes les tâches au moins une fois par semaine, de prendre du recul sur les priorités personnelles et professionnelles et d’organiser les tâches de manière plus efficace.
Pour les tâches en attente et les plans incertains, créez un dossier « Futur ». Quel que soit votre objectif (apprendre une nouvelle langue, escalader une montagne ou vous remettre en forme), placez vos projets dans des dossiers séparés et attelez-vous-y petit à petit.
Maintenant que vous connaissez les principes de base de la méthode GTD et savez comment vider votre esprit, que diriez-vous d’apprendre à désencombrer votre maison ? Suivez le lien ci-dessous et découvrez comment Marie Kondo et des apps sympas peuvent vous y aider.