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Mai più email di troppo
Airmail - Lightning Fast Email
Il tanto agognato Inbox Zero (cioè una casella di posta in arrivo vuota, o quasi) può sembrare un obiettivo irraggiungibile, soprattutto se ti ritrovi con migliaia di email ancora in attesa di essere lette; ma ti dimostreremo che non è impossibile. Basta imparare a smistare i messaggi ricevuti in cartelle specifiche a seconda del contenuto e dell’azione che richiedono. Ecco come Airmail 3 può aiutarti nell’impresa.
Smista le email tramite Servizi
La vera forza di Airmail sta nel modo in cui si integra con le altre app. Puoi inviare un messaggio di posta elettronica a Things 3, per esempio, trasformandolo in un compito che includerà un link: cliccandoci sopra, si aprirà l’email corrispettiva all’interno di Airmail. Questo ti consente di archiviare l’originale, senza rischiare di perderne le tracce.
Oltre a Things 3, Airmail si interfaccia anche con altre app molto usate come Calendario, Promemoria, OmniFocus 3 e Fantastical 2. Puoi trovare la lista completa di quelle compatibili in Airmail 3 > Preferenze > Servizi. Abilita le applicazioni già installate sul tuo Mac spuntandone la rispettiva casella.
Dopo aver abilitato l’app corrispondente, puoi condividere un’email con uno di questi Servizi in vari modi: il metodo più veloce è selezionarla e premere Z. Nel menu che viene visualizzato, è possibile scegliere l’app a cui inviarla.
In alternativa, puoi fare clic su un’email con il tasto destro del mouse, selezionare Invia a, e infine scegliere l’app. Puoi anche cliccare sul pulsante Opzioni nella parte superiore della finestra dei messaggi e procedere allo stesso modo.
Se invii continuamente email a una determinata app, puoi dedicarle un pulsante Azione personalizzato (la sezione Azioni si trova nella parte superiore della finestra dei messaggi). Vai su Airmail 3 > Preferenze > Azioni e nel menu a tendina clicca sulle voci Pulsante Menu (da 1 a 4) per impostare l’app che desideri.
Archivia con facilità
Per archiviare rapidamente un’email, selezionala e premi Cancella sulla tua tastiera. Di default, quest’azione si limita a spostare il messaggio nell’Archivio di Airmail. Premendo Comando-Cancella, invece, puoi mandarlo nel Cestino, da dove poi potrà essere eliminato definitivamente.
Se hai abilitato la casella Scorciatoie di Gmail in Airmail 3 > Preferenze > Azioni, ti basta premere E per archiviare un messaggio.
Invia e Archivia
La funzione Invia e Archivia di Airmail ti permette di archiviare un’email subito dopo aver risposto, aiutandoti così a snellire ulteriormente la cartella dei messaggi in entrata.
Per attivarla, vai su Airmail 3 > Preferenze > Composizione e spunta la casella Usa “Invia e Archivia”. Così facendo, ogni volta che scriverai un’email di risposta vedrai questa funzione tra le opzioni disponibili.
Posponi
A volte ricevi delle email a cui sai che potrai rispondere solo in un secondo momento? Per rimuoverle temporaneamente dalla Posta In Arrivo, utilizza la funzione Posponi.
Seleziona un’email, premi D e nel menu che compare stabilisci quando desideri che riappaia nella Posta In Arrivo. Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio e selezionare Posponi.
Per configurare per quanto tempo nascondere i messaggi, vai su Airmail 3 > Preferenze > Posponi. Troverai tutte le email che hai posticipato all’interno della cartella Posponi nel pannello di sinistra.
Usa delle regole per filtrare le email
Per snellire la tua casella di posta elettronica puoi riordinare le email, è vero, ma sarebbe una buona idea anche eliminare il problema all’origine riducendo il numero di messaggi che raggiungono la Posta In Arrivo. Ed è qui che entrano in gioco le Regole di Airmail.
Trovi le Regole in Finestra > Regole, o premendo Control-Comando-R. Puoi creare Regole per filtrare i messaggi, ad esempio impostandone una che archivi automaticamente le newsletter, in modo che non intasino la tua cartella Posta In Arrivo.
Per creare una regola del genere, clicca su Aggiungi (+) nel pannello di sinistra e seleziona Aggiungi regola. Assegna un nome e personalizza i parametri. Per filtrare le newsletter, come nel nostro esempio, stabilisci che tutte le email che contengono la parola “newsletter” vengano direttamente archiviate.
Spunta la casella Abilita per attivare la regola che hai creato, quindi clicca su Salva. Dato che le newsletter verranno soltanto archiviate e non eliminate, puoi sempre trovarle nella cartella Da leggere o in Tutti i Messaggi. Addio newsletter, obiettivo Inbox Zero raggiunto!