ビジネスシーンでは、会議室などに集まって、議論やレクチャー、ブレインストーミングのような共同作業を行うことが多くあります。こうしたミーティングは、「Webex Meetings」のような、専用のAppを使うだけで、簡単にオンラインで開催できるようになります。
オンラインミーティングをサポートする「Webex Meetings」には、参加者の顔が見え、資料の共有や共同作業が容易に行えるよう、様々な機能が用意されています。
会員登録でミーティングルームを取得
「Webex Meetings」は、個人のユーザーでも、最大100人まで参加できるミーティングを開催できます。無料のプランでは、1回のミーティングの時間が50分までに制限されますが、回数制限はありません。
初めてミーティングを主催する時は、Appを開くと画面に表示される「サインアップ」をタップし、地域と名前、メールアドレスを入力してアカウントを作ってください。
アカウントを作ることで、リンクが発行されます。ここが自分の専用ミーティングルームです。他の人をミーティングに招待するには、このリンクを通知し、アクセスしてもらいます。メールやチャットでリンクを送れば、それをクリックしてもらうだけで参加できるので簡単です。iPhoneやiPadだけでなく、Macなどからも参加できます。
主催者は、Appを開いて「ミーティングを開始」を押すだけで、ミーティングを始められます。
参加者が多い時は画面を横向きに
「Webex Meetings」では、iPhoneの画面なら縦画面（ポートレートモード）で最大4人、横画面（ランドスケープモード）では最大で6人もしくは9人の映像を画面内に一覧表示できます。ランドスケープモードでの表示人数は設定で変更できます。
Appの最初の画面で左上の歯車のアイコンをタップすると設定が開くので、「音声とビデオ」を選んで「グリッドビューレイアウト」の設定を確認してください。
ミーティング開催中なら、「…」のアイコンで表示されている詳細メニューを開き、歯車のアイコンをタップして、「グリッドビューレイアウト」の設定を確認できます。
iPadでは、縦位置で最大8人、横位置で最大9人になります。参加者が多い時は、iPhoneやiPadを横向きにするのがおすすめです。
背景を好きな画像に変える
iPhone 7以降の機種では、カメラをオンにし、自分の顔を表示してミーティングをする時に、「バーチャル背景」を設定できます。画面内の自分以外の部分を、写真や画像に置き換えられる機能です。自宅などからミーティングに参加する際、背景が気になる場合に活用してください。
ビデオのオンとオフを切り替えるボタンを押すと、バーチャル背景の設定ができます。背景全体をぼかす機能が使えるほか、写真を適用することも可能です。背景用の写真や画像を用意しておくといいでしょう。
「ロック」で参加者を制限
「Webex Meetings」では、手軽にミーティングが開催できる一方、リンクを知っている人なら誰でもミーティングにアクセスできてしまいます。参加者を制限したい時は、ロック機能を活用しましょう。
ミーティング中に詳細メニューを開いて、「会議室をロック」を選ぶと、他の参加者がリンクを開こうとしても、ミーティングに参加できなくなります。ロック中に他の参加者がミーティングに入ろうとすると、主催者に「ロビーで待機しています」という通知が表示されます。参加を許可する場合は、リストから名前を選んで「入室許可」をしてください。
次のミーティングの参加者が、前のミーティングにうっかり参加してしまったり、部外者が機密度の高い会議に間違って参加してしまったりするのを防げます。
画面の共有やファイルの共有も簡単
ミーティングで資料を共有しながら説明をしたり、iPhoneやiPadの画面を見せながら話したりしたい時は、詳細メニューにある「コンテンツ共有」を使います。
iPhoneやiPad内にある写真、「Box」や「Dropbox」などのクラウドストレージ内にファイルを用意しておけば、その場で簡単に参加者に共有できます。また画面共有を開始すれば、iPhoneやiPadの画面をそのまま参加者に見せることもできます。
主催者なら、投票やホワイトボードといった機能で、参加者からのフィードバックを得ることもできます。参加者が多いミーティングでは、文字でのチャットや、名前の横に手のアイコンを表示する「挙手」機能なども活用すると、コミュニケーションがスムーズになるでしょう。
移動にかかる時間やコストを削減できたり、離れた場所にいる人たちと同時にコミュニケーションが取れたりといったメリットもあるオンラインミーティング。「Webex Meetings」を活用して、気軽に開催してみませんか。