便利な使い方
グラフィックの力で実りある会議を
Whiteboard Explain Everything
In class and remote learning
異なる経験や考えを持つ人々との議論は、自分では見落としていたり、考えもしなかったりすることを気づかせてくれる貴重な時間です。
仕事でも、趣味の活動でも、議論をより実りある時間にするために、グラフィックレコーディングという手法を取り入れてみませんか。
グラフィックレコーディングは、議論をイラストなどで可視化する手法です。リアルタイムで内容をまとめ、その場で共有する使い方が有効です。
複数人の意見が飛び交う中、何について話していて、誰がどのような意見を持ち、どう議論が進んでいるのかなどを、ビジュアルで整理します。議論の要点を可視化することで、参加者の認識をそろえ、議論を活性化させる手助けをします。
「Explain Everything Whiteboard」には、イラストや文字を手描きで描き込む様々な機能や、グラフィックレコーディングに役立つ便利な機能があります。iPadとApple Pencilを使うことで、より円滑に手描きでまとめることができるでしょう。さらに、参加者と同時にノートを共有することができるので、離れた人とリモートで会議を行う際にも活躍します。
ここでは、イタリアンレストランのスタッフと、ウェブデザイナーが、レストランの新しいウェブサイトを制作するためにオンラインで打ち合わせをしているという設定で、グラフィックレコーディングを行ってみます。
参加者とノートを共有
まずは、打ち合わせを始める前に、グラフィックレコーディングの準備をしましょう。会議中、グラフィックレコーディングが行われるノートを全員が見られる状態にするために、立ち上げたノートに参加者を招待します。招待を受け入れた参加者は、ノートの見たいところを拡大したり、自ら描き込んだりすることもできます。
準備が整ったら、打ち合わせを始めましょう。同時に、グラフィックレコーディングも開始です。ツールバーに並んだ、色が選べる太字、細字のペンや、消しゴム、豊富なクリップアートなどを活用して、話し合われた内容を描いていきます。
アイデアを並べよう
打ち合わせは、レストランのオーナーやシェフが、どのようなウェブサイトにしたいのか、イメージのヒアリングから始まりました。ウェブサイトの雰囲気や、ターゲットなど、次々に要望が出てきます。
グラフィックレコーディングのまとめ方にルールはありませんが、まとめたい内容や、議論の目的に応じて、フォーマットを変えるのがおすすめです。漠然としたアイデアが無作為に挙がってくる状況では、キーワードを文字とイラストで手当たり次第に描いていくのがいいでしょう。
中心に「オーナーのコメント」などと見出しをつけて、周りにキーワードを並べると見やすいはずです。「Explain Everything Whiteboard」では、ツールバーにある手のアイコンを選択することで、一度描いたイラストを自由に動かせます。たくさんキーワードが出たら、分類ごとに並べ直してまとめると、見やすくなっていくはずです。この方法は、新商品の企画会議など、ブレインストーミングを行う際に有効です。
議論の流れを可視化
レストラン側からの条件が出そろったら、実際のウェブサイトを作るための話し合いが行われます。先ほどまとめたグラフィックレコーディングを見ながら、デザイナーがいくつかの提案を行います。
「メニューの見せ方で、何かこだわりはありますか？」
「シェフのおすすめメニューは、必ず写真を使って目立たせて欲しいです」
「わかりました。では、食べ物のカテゴリごとに、おすすめメニューの写真を2枚ずつ使ってみましょうか」
こうした意思決定の流れも、グラフィックレコーディングで記録しておきましょう。発言者のイラスト付きで、交わされた意見を記録することで、最終的な結論に至った理由が明確になり、後で見返した時にも役立ちます。
発言者など、グラフィックレコーディング中によく登場する事項のイラストは、カスタムクリップアートに登録することで、いつでも簡単にノートに貼り付けられるようになるので便利です。
頭の中のイメージを共有
打ち合わせの後半には、デザイナーがウェブサイトのラフデザインを、レストランスタッフに共有しました。これまでの議論を振り返り、話し合われた要点を反映しながら、デザイン案を実際にノート上に描いて見せます。
描いたデザイン案に対して加えられたフィードバックは、その場で該当部分に線を引き、コメントを残しておきます。その場で修正してしまってもいいでしょう。両者のイメージをだいぶ近づけることができたら、後日デザイナーがサンプルを作って持ってくるということで、打ち合わせは終了しました。
グラフィックレコーディングを保存し共有
制作したグラフィックレコーディングは保存しておくことで、資料として打ち合わせ後も参照できます。また、「Explain Everything Whiteboard」では、グラフィックレコーディングの一部始終を音声と共に録画することもできます。打ち合わせに参加できなかったメンバーがいたら、共有して理解をそろえましょう。
グラフィックレコーディングを始めるのに、絵の上手さは重要ではありません。むしろ、簡略化されたイラストで、いかに情報を整理し、議論に役立てられるかがポイントです。
「Explain Everything Whiteboard」は、グラフィックレコーディングを実践的に使うのに最適なAppです。まずは議論の一部分だけでも、挑戦してみてください。きっと会議が、もっと有意義な時間になるはずです。