Destaca información en Excel

Con Microsoft Excel es muy fácil trabajar con modelos enormes de datos y miles de celdas, pero ¿cómo puedes analizar toda esa información? Para eso, la app tiene una herramienta fantástica que muchas personas desconocen: el formato condicional. Este formato cambia automáticamente la apariencia de las celdas en función de su valor, destacando la información más importante.

Fíjate, por ejemplo, en esta sencilla hoja de cálculo que muestra el puntaje por partido de una temporada de basquetbol:

Si quisieras encontrar las tres puntuaciones más altas, podrías mirar todas las celdas una a una y resaltar las que te interesan. Pero con el formato condicional, todo se hace de manera automática.

Para empezar, selecciona la información relevante en la tabla (celdas C4 - Q12) y pulsa el botón de “Formato condicional” en el menú de Formato. Cuando se abra la ventana de “Administrar reglas” dale al botón de + para añadir una nueva regla. Esta acción abrirá un cuadro de diálogo con distintas opciones para la nueva regla que, en este caso, hemos rellenado como puedes ver a continuación:

Después, en la opción “Aplicar formato con” selecciona “Formato personalizado” y aparecerá otra ventana para elegir el estilo de fuente. Para destacar la información importante, elige una fuente en negrita con un relleno de celda amarillo y bordes en rojo. Luego, haz clic en Aceptar en las tres ventanas consecutivas que aparecen para salir de “Administrar reglas”. Tu hoja de cálculo ahora tendrá este aspecto, con las puntuaciones más altas claramente destacadas.

¿Y si en lugar de destacar los máximos anotadores quieres resaltar los que han marcado más de 19 puntos y los que han marcado 1 o 0? Abre “Nueva regla” y en la casilla de Estilo selecciona “Conjuntos de iconos”. Después, configura las opciones tal y como se muestra en la imagen que aparece a continuación. (Fíjate que hemos seleccionado la opción de “Sin icono de celda” para todos aquellos que tienen una puntuación entre 2 y 18, ya que estos no nos interesan. Este ajuste cambiará a Personalizado la opción en la casilla Iconos del menú “Editar regla de formato”).

Si guardas esta regla (después de eliminar la regla de formato anterior), la tabla tendrá este aspecto:

Ahora puedes distinguir claramente los que tienen más puntos, pero también los que lo han hecho peor y puede que necesiten un empujón. Y cuando actualices la información de las celdas, el formato condicional se aplicará automáticamente a los datos nuevos.

Este es un ejemplo muy sencillo de las posibilidades del formato condicional. La próxima vez que los datos se desborden, esta función puede ayudarte a encontrar la información que buscas mucho más rápido.

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