生活小百科

開會也能用「畫」的

透過《Explain Everything Whiteboard》將討論過程視覺化

Explain Everything Whiteboard

Note, Sketch, Record, Present

檢視

交流意見可以幫助我們拓展視野、發現新可能。然而討論時,若能以圖像輔助,不僅可以吸引對方注意,也能加深理解。

「視覺圖像記錄」(graphic recording) 就是一種很有效益的會議討論方法。只要將主題、個人意見、腦力激盪的過程,即時統整起來,並化為直覺的圖像,就能聚焦所有人的共識,刺激思考。

下次開會的時候,推薦你試試電子白板 App《Explain Everything Whiteboard》,把所有想法集中呈現在一處,再透過儲存與分享,讓更多人從你們的討論中受惠。

這款 App 可以跟所有與會者同步共享白板資訊,並提供多種手寫與繪圖選項。此外,App 還能搭配 iPad 和 Apple Pencil 使用。

以下,我們準備了一個應用範例:

某間義大利餐廳的員工與網頁設計師為了製作餐廳官網,開了一場線上會議,並使用《Explain Everything Whiteboard》來協助溝通。現在就來看看他們如何活用這款 App 吧。

共享專案內容

會議開始前,先邀請夥伴們加入專案,並指定哪些人員擁有編輯權限。接下來,確認每個人都準備好,就可以開始了。

進入專案後,除了簽字筆、螢光筆,App 還提供了豐富的顏色與粗細選擇,以及「插圖」功能和橡皮擦,讓你可以把會議內容畫出來。

蒐羅大小靈感

會議進行到一半,老闆和員工們向設計師提出了網站風格、目標客群等要求。

由於視覺圖像的記錄非常自由、沒有規則,因此你可以根據討論內容、會議目的來靈活調整格式。就算當下只有初步的粗略構思,也可以將關鍵字寫下或畫出來。

舉例來說,你可以將餐廳老闆的提議擺在畫面正中間,周圍再寫上關鍵字。

此外,這款 App 有個便利功能,就是點選工具欄中的手勢圖像,就能自由拖曳專案畫布裡的圖塊、文字、插圖,將內容分門別類,非常適用於新產品的企劃會議中。

將討論過程視覺化

蒐集完各方需求後,設計師就能根據畫布上的內容做進一步確認。例如,餐廳希望所有主廚推薦的料理都能附上照片以吸引客人,這時設計師就能提出更具體的方案。

除了效率高,這種視覺化的內容紀錄也有利於日後回顧思考脈絡,讓所有成員都能瞭解決策背後的各種考量。

很方便的是,若你將會議經常出現的字詞或事項等新增為「自訂插圖」,往後就能隨時隨地插入專案的畫布中,省時又省力。

統整討論結果

會議後半,設計師立即根據剛才提到的需求和重點,在專案畫布上畫下設計草圖。

接著,餐廳員工便能即時在設計方案上註記或寫下評論,再交給設計師修改,讓草圖更接近雙方的期望。

儲存和分享會議紀錄

最後,只要將專案儲存起來,就能直接當作會議紀錄使用。而且開會時,你若開啟螢幕錄製功能,還可以將書寫、繪製過程與討論的語音紀錄分享給無法與會的成員,助他們掌握進度。

或許你有這樣的疑問:如果不擅長畫畫,會不會不適用這種方法呢?別擔心,重點是運用簡化的圖像來組織訊息和幫助討論,所以,只管放手試試看吧!

    Explain Everything Whiteboard

    Note, Sketch, Record, Present

    檢視