我們能利用《Microsoft Excel》試算表來輕鬆處理龐大的資料模型和數千個儲存格。但若想分析資料，得知數字背後的意義，這款 App 提供的「條件式格式設定」功能便可派上用場。這項常被忽略的工具可自動依據儲存格的值來改變儲存格外觀，方便凸顯最重要的資訊。
就以這份簡單的試算表為例，我們列出某個籃球賽季共 15 場比賽的各場得分：
若你想要醒目顯示這個資料集中前三高的比賽得分，可以瀏覽每個儲存格並記下其中的最高分，然後再自行標示出相應的儲存格。但只要你知道如何善用「條件式格式設定」，就可讓這項功能為你代勞。
首先選取表格中的資料 (儲存格 C4 至 Q12)，再依序選擇「格式」>「設定格式化的條件」，然後在隨即顯示的「管理規則」 對話框中，按一下「+ 」號按鍵來新增規則。這時系統會顯示「新增格式化規則」對話框，假設我們按照以下方式填寫規則：
在「設定格式方式:」功能表中選擇「自訂格式...」後，系統隨即彈出「設定儲存格格式」視窗 。為了讓資料清晰易讀，我們選用粗體字並加上紅色儲存格框線，再將背景色彩標為黃色。設定完成之後先按一下「確定」來儲存規則，再按一次「確定」來退出「管理規則」。這時的工作表外觀就如下圖所示，方便讓你快速找到得到高分的球員：
若你要找出達到 19 分或更高分的球員，再附帶顯示只得 1 分甚至未得分的球員，又該如何設定呢？這時可以對現有規則按下「編輯規則...」就會出現「編輯格式化規則」對話框，在「樣式」欄位中選擇「圖示集」後，再如下圖所示來設定相關選項。另請注意，因為這裡並不打算特別標示 2 到 18 分的球員，所以我們並未針對此區間的得分另行設定。
你儲存這項規則後，系統會刪除先前的格式設定規則，而資料的顯示方式便會如下圖所示：
現在你不僅一眼就能找到表現亮眼的球員，也能發現須要加強訓練、提高得分率的球員。此外，每當你更新儲存格的資料，系統就會為新的資料自動套用條件式格式設定。
以上簡單介紹了條件式格式設定範例。等到你須要整理極大量資料的時候，不妨好好利用這個方法，相信能讓你更快掌握資料背後的訊息。