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掌握《Microsoft Excel》的格式設定方法

運用條件式格式設定瞭解數字背後的意義

Microsoft Excel

將資料轉換為深入解析

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《Microsoft Excel》能讓我們運用試算表輕鬆處理龐大的資料模型和數千個儲存格中的資料。但若想分析資料,得知數字背後代表的意義,這款 App 提供的「條件式格式設定」功能便可派上用場。這項常被忽略的工具可自動依據儲存格的值來改變儲存格外觀,方便凸顯最重要的資訊。

舉例來說,以下這份簡單的試算表,列出了某個籃球賽季共 15 場比賽的各場得分:

若你想要醒目顯示這個資料集中前三高的比賽得分,可以瀏覽每個儲存格並記下其中的最高分,然後再自行標示出相應的儲存格。但只要你知道如何善用「條件式格式設定」,就可讓這項功能為你代勞。

首先選取表格中的資料 (儲存格 C4 至 Q12),再依序選擇「格式」>「設定格式化的條件」,然後在隨即顯示的「管理規則」 對話框中,按一下「+ 」號按鍵來新增規則。這時系統會顯示「新增格式化規則」對話框,假設我們按照以下方式填寫規則:

在「設定格式方式」選單中選擇「自訂格式」後,系統會隨即彈出「設定儲存格格式」視窗 。為了讓資料清晰可見,我們選用粗體字並加上紅色的儲存格框線,再將背景色彩標為黃色。設定完成後,請先按一下「確定」來儲存規則,再按一下「確定」來關閉視窗。這時的工作表外觀就如下圖所示,可讓人直接找出獲得高分的球員:

若你想要找出得分達到 19 分或 19 分以上的球員,以及沒有得分或只得一分的球員,又該如何設定呢?這時請前往「編輯格式化規則」對話框,在「樣式」欄位中選擇「圖示集」後再設定相關選項,如下所示。請注意,我們並未針對所有得分介於 2 分到 18 分的球員設定圖示,這是因為我們不打算特別標示出這類得分。

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