輕鬆上手
Microsoft 365：檔案協作大躍進
Microsoft 365 現已登上 Mac App Store。你只要登入任一 365 App 即可訂閱，接著就能在各大平台使用完整功能。以下為你介紹一些運用這些桌面 App 來創作及協作的好方法。
合作可以促進工作效率及品質。Microsoft 365 能在各平台上共用相同的基礎程式碼，因而 365 的使用者能同步在 Mac、iOS 和 Windows 上流暢協作。
在《Microsoft Word》和《Microsoft PowerPoint》中變更文件時，所有協作人員的文件都會立即更新，《Excel》的工作表也會在作者變更內容時快速刷新。編輯內容會自動儲存在雲端，使用者很容易就能檢閱和還原至先前版本。現在這幾款應用程式的電腦版還提供對話選項，方便協作人員即時溝通。
Microsoft 365 行銷部門資深總監 Rob Howard 說：「Microsoft 在 Mac 環境中如魚得水。我們致力要讓 Mac 成為一流終端介面，也對 Mac 平台投入了大量資源。」基礎程式碼升級後，Mac 用戶能更常取得最新軟體功能。而團隊預計每月向 365 訂戶發布新功能。
協作功能只是這次全面改造的功能之一，未來會有更多功能上線。如果你想開始使用協作功能，記得要先訂閱 Microsoft 365，並將文件儲存在《Microsoft OneDrive》或《Microsoft SharePoint》雲端硬碟。然後點選《Word》、《PowerPoint》或《Microsoft Excel》文件右上角的分享按鍵，邀請其他人加入協作。受邀對象會收到透過電子郵件寄來的檔案連結，就能在他們的電腦或行動裝置上存取協作檔案。
以下快速介紹這款套裝軟體的分享功能。
在《Word》中共同編寫
協作人員加入你的《Word》文件共同編輯時，他們的頭像或姓名字母縮寫會出現在視窗頂端。你會在文件中看到一個小小的旗子標記，顯示他們的姓名和游標位置。當他們輸入文字時，文件會即時呈現對方的編輯內容。
協作人員有問題要彼此溝通時，可利用對話窗快速問答以解決問題。不過提醒你，目前只有電腦版用戶可使用對話功能，而且對話紀錄不會儲存。如果大家需要保存註記時，只要在文件裡新增註解即可。
製作共享《PowerPoint》簡報檔
在《PowerPoint》簡報檔中，開啟文件時很容易可以看到檔案作了哪些改變：如果投影片內容修改過，投影片縮圖會以藍綠色醒目標示。點選縮圖便會開啟完整的投影片，改變的地方都會清楚標示出來。
只要開啟共享《PowerPoint》文件的自動儲存功能，所有編輯內容都會即時顯示。不過為了避免將別人正在修訂的內容覆寫掉，因此同一個編輯區域中，一次只有一位協作者能進行變更。如果有人正在編輯某個區域，編輯區域外框會用鮮艷的顏色標示出來，這樣你就知道這裡目前是鎖定狀態。
你要儲存文件時，如果有不一致的修訂時，將會收到提醒通知以便再作調整。點選「活動」按鍵 (反時針方向箭頭圖示)，很容易就能存取檔案的先前版本。
用《Excel》進行協作
和《Word》及《PowerPoint》一樣，每個協作人員的游標在文件中都會用旗幟圖示標出，但《Excel》還多了這個方便的功能：點選視窗頂端某人的頭像，然後點一下選單，就會立即跳至對方作業中的欄位。這個功能對於大型文件或有多個工作表的文件特別有用，因為其他人正在編輯的位置可能並不在你的檢視畫面中。只要每個協作人員都打開自動儲存功能，Excel 文件的編輯內容很快便會刷新顯示。如果你需要查看文件舊版本，請到「File」 (檔案) > 「Restore」 (還原) > 「Browse Version History」 (瀏覽版本紀錄)。
只要登入任一 365 App 即可訂閱 Microsoft 365。完成訂閱後，你就能在各大平台使用所有 Microsoft 365 App 及完整功能。