¿Qué son las tablas dinámicas?

Una de las herramientas más útiles de Microsoft Excel son las tablas dinámicas, una manera de organizar los datos que nos permite visualizarlos y compararlos para encontrar información rápidamente sin recurrir a un montón de fórmulas complicadas.

Echa un vistazo a esta tabla con el kilometraje diario de varios repartidores:

Podrías crear una serie de fórmulas para averiguar la distancia que manejó Susan o en qué región recorre más millas. Pero una tabla dinámica te dará la respuesta a estas preguntas (y a muchas otras) de manera más sencilla. Sigue estas instrucciones.

Para crear una tabla dinámica, selecciona tus datos (debe ser en una tabla que no tenga columnas ni filas en blanco), haz clic en Insertar y selecciona la pestaña “Tablas dinámicas recomendadas”. Excel organizará los datos automáticamente en una nueva tabla.

Ahora puedes ver al instante en qué región se ha recorrido más distancia.

Y si quieres saber cuántas millas recorrió Susan, la tabla dinámica te permite consultarlo rápidamente.

Cuando hagas clic en un punto de la tabla, verás un panel con varias secciones sobre la derecha: nombre del campo, filtros, columnas, filas y valores.

Si seleccionas Driver (Chofer) en la sección del nombre del campo, los nombres de los conductores aparecerán en la tabla dinámica. En la sección de filas, arrastra Driver para colocarlo sobre Date (Fecha) y convertirlo en la entrada principal de cada fila, dejando Date como entrada secundaria.

La tabla dinámica modificada responde a tus dos preguntas: puedes ver que donde se han recorrido más millas es en West y que Susan hizo un total de 231 millas. Si quieres que la tabla sea más fácil de leer, desactiva la casilla Date en la sección del nombre del campo:

Este ejemplo es muy básico, pero te da una idea de las muchas posibilidades que esta herramienta pone a tu alcance.

Recuerda que las tablas dinámicas no modifican los datos originales, así que puedes experimentar y organizar la información de distintas maneras sin miedo a perderla. Además, si modificas los datos en la tabla original o agregas otros nuevos, la tabla dinámica se actualiza inmediatamente.

¿Quieres modificar los datos de la tabla dinámica rápidamente? Intenta segmentarlos.

Haz clic en un punto de la tabla y selecciona “Segmentación de datos” en la pestaña Insertar. Esta acción abre un cuadro de diálogo con la lista de todos los campos activos de la tabla.

Selecciona los campos que te interesen y se crearán segmentos para cada uno. Estos segmentos te permiten consultar datos específicos con un solo clic. Por ejemplo, aquí tenemos un segmento por regiones. Haz clic sobre cada región para ver solamente los datos asociados a ella.

Con las tablas dinámicas y las herramientas de segmentación, es fácil analizar los datos más complicados.

Si quieres aprender más sobre el funcionamiento de las tablas dinámicas, haz clic en la ayuda de Excel o dirígete a las páginas de soporte online, que incluyen enlaces a temas relacionados.

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