BẮT ĐẦU TRẢI NGHIỆM

Microsoft 365: Cộng Tác Thành Công

Microsoft 365 đã có mặt trên Mac App Store và gói đăng ký 365 cho phép bạn truy cập vào tất cả các tính năng hữu ích trên mọi nền tảng. Hãy đăng nhập vào một ứng dụng bất kỳ của 365, rồi nâng cấp lên gói đăng ký này. Sau đây là một số cách thức làm việc và cộng tác qua các ứng dụng trên desktop.

Cộng tác làm việc sẽ mang lại kết quả tốt nhất. Microsoft 365 hiện đang dùng chung codebase (tập hợp mã nguồn) cho toàn bộ nền tảng của mình. Giờ đây, người dùng Office trên máy Mac, iOS và Windows đã có thể cộng tác liền mạch trong thời gian thực.

Những thay đổi trong tài liệu của Word và PowerPoint sẽ liên tục cập nhật cho tất cả những người đang cộng tác với nhau, còn bảng tính Excel sẽ làm mới cực nhanh mỗi lần tác giả chỉnh sửa nội dung. Những lượt chỉnh sửa sẽ tự động lưu vào đám mây, đồng thời bạn còn có thể xem lại và chuyển về phiên bản trước đó. Vậy còn trường hợp bạn cần phải hội ý nhanh với nhóm thì sao? May mắn là đã có tính năng trò chuyện ngay trong ứng dụng của phiên bản dành cho máy tính để bàn giúp bạn ngay thôi.

Ông Rob Howard, giám đốc Tiếp thị cấp cao cho sản phẩm Microsoft của Microsoft 365 Marketing chia sẻ: "Office rất thích máy Mac. Chúng tôi xem Mac là điểm cuối cao cấp nhất và đã đầu tư lớn vào nền tảng này trong năm qua". Ngoài ra, codebase được nâng cấp có nghĩa là người dùng máy Mac sẽ nhận được những tính năng mới nhất thường xuyên hơn. Cả nhóm hy vọng mỗi tháng sẽ ra mắt một tính năng mới cho người đăng ký 365.

Tính năng cộng tác chỉ là một trong những điểm cộng của phần cập nhật mới mẻ này và sẽ còn có nhiều tính năng khác sắp ra mắt. Để bắt đầu với tính năng cùng soạn thảo, hãy đảm bảo bạn có gói đăng ký Microsoft 365 và đã lưu tài liệu vào OneDrive hoặc SharePoint. Sau đó, nhấp vào nút Chia sẻ ở góc trên bên phải của tài liệu Word, PowerPoint hoặc Excel rồi mời người khác cộng tác. Họ sẽ nhận được một email kèm theo liên kết để truy cập vào tệp trên máy tính để bàn hoặc thiết bị di động.

Sau đây là hướng dẫn nhanh về tính năng chia sẻ trong gói sản phẩm này.

Cùng nhau soạn thảo trong Word

Khi những người cộng tác tham gia tài liệu Word, ảnh chân dung hoặc tên viết tắt của họ sẽ xuất hiện ở góc trên của cửa sổ. Và trong tài liệu, bạn sẽ thấy một lá cờ nhỏ hiển thị tên cũng như vị trí con trỏ của họ. Tại đó, những nội dung chỉnh sửa sẽ xuất hiện ngay khi họ nhập.

Cửa sổ trò chuyện là cách lý tưởng để đặt một câu hỏi nhanh cho nhóm. Nhưng hiện tại, chỉ người dùng máy tính để bàn được tận hưởng khả năng này. Tuy nhiên, nội dung cuộc trò chuyện sẽ không được lưu. Nếu bạn cần tạo một ghi chú lâu dài hơn, chỉ cần thêm nội dung đó dưới dạng nhận xét cho tài liệu.

Tạo PowerPoint dùng chung

Trong PowerPoint, bạn sẽ dễ dàng nhận ra những nội dung mới cập nhật khi mở một tài liệu: Các trang chiếu đã sửa sẽ hiển thị nổi bật với màu ngọc lam trong cửa sổ hình thu nhỏ. Khi nhấp vào cửa sổ hình đó, trang chiếu đầy đủ sẽ hiển thị và đánh dấu rõ ràng những thay đổi cụ thể.

Khi bật tính năng tự động lưu trên tài liệu PowerPoint, tất cả nội dung chỉnh sửa sẽ xuất hiện trong thời gian thực. Để tránh ai đó ghi đè lên công việc của người khác, tại một thời điểm, chỉ một người cộng tác có thể thực hiện những thay đổi trong vùng chỉnh sửa. Khi một hộp đang được chỉnh sửa, thì viền màu sẽ sáng lên cho bạn biết hộp đó đang bị khóa.

Khi lưu tài liệu, bạn sẽ được cảnh báo nếu có những thay đổi đối lập nhau để bạn có thể xử lý. Bạn có thể dễ dàng truy cập vào phiên bản cũ hơn của tài liệu bằng cách nhấp vào nút Activity (Hoạt động) trông giống như chiếc đồng hồ với mũi tên ngược chiều.

Cộng tác trên Excel

Giống như Word và PowerPoint, mỗi con trỏ của người cộng tác được đánh dấu bằng một lá cờ trong tài liệu. Nhưng Excel có một tính năng vô cùng tiện lợi. Đó là khi nhấp vào chân dung của ai đó ở góc trên của cửa sổ, thì bạn có thể nhấp vào menu để chuyển tới ô họ đang làm việc. Đối với những tài liệu lớn hoặc có nhiều tab khiến bạn không nhìn thấy ô được tô sáng thì đây là một tính năng cực kỳ hữu ích. Nếu ai đó làm việc trong tài liệu đã bật tính năng tự động lưu, thì những thay đổi đó sẽ xuất hiện trong Excel sau vài giây. Khi bạn cần xem phiên bản trước của tài liệu vì bất kỳ lý do gì, hãy vào Tệp > Khôi phục > Duyệt tìm lịch sử phiên bản.

Gói đăng ký Microsoft 365 cho phép bạn truy cập vào tất cả các ứng dụng Microsoft 365 với những tính năng hữu ích trên bất kỳ nền tảng nào. Hãy đăng nhập vào một ứng dụng của 365, rồi nâng cấp lên gói đăng ký này.