Khai Thác Dữ Liệu Trong Excel

Microsoft Excel có thể dễ dàng xử lý những trang tính chứa các mô hình dữ liệu khổng lồ và hàng nghìn ô tính. Nhưng bạn làm cách nào để phân tích "núi" dữ liệu đó đây? Ứng dụng này cung cấp một công cụ hoàn toàn phù hợp để làm việc đó (nhưng lại thường bị xem nhẹ). Công cụ ấy chính là định dạng có điều kiện, có khả năng tự động thay đổi diện mạo của ô dựa trên giá trị ô, từ đó nêu bật lên những thông tin thiết yếu nhất.

Hãy xem xét trang tính đơn giản dưới đây. Trang tính này cho biết điểm số từng trận trong một mùa giải bóng rổ có 15 trận.

Nếu bạn muốn làm nổi bật 3 cầu thủ ghi điểm cao nhất trong cả bộ dữ liệu thì sao nhỉ? Bạn có thể xem hết các ô, theo dõi những giá trị cao nhất rồi tô sáng các ô đó một cách thủ công. Nhưng tính năng định dạng có điều kiện lại thay bạn làm được việc này đấy.

Đầu tiên, hãy chọn phần dữ liệu trên bảng (ô C4 đến Q12) rồi chọn Format > Conditional Formatting (Định dạng > Định dạng có điều kiện). Trong hộp thoại Manage Rules (Quản lý quy tắc) vừa hiện ra, bạn hãy nhấp vào dấu + để thêm quy tắc. Khi đó, ứng dụng sẽ chuyển bạn tới hộp thoại New Formatting Rule (Quy tắc định dạng mới). Tại đó, chúng tôi đã điền như sau:

Sau khi bạn nhấp OK, cửa sổ "Format with" (Định dạng bằng) sẽ bật lên. Hãy chọn Custom Format (Định dạng tùy chỉnh). Để khiến mọi thứ trở nên nổi bật, hãy chọn phông chữ đậm trên nền vàng và để viền ô màu đỏ nhé. Sau đó, nhấp tiếp vào OK để lưu quy tắc, rồi lại nhấp vào OK lần nữa để thoát Manage Rules. Giờ đây, trang tính sẽ có diện mạo như bên dưới, tại đó, những cầu thủ ghi điểm cao nhất đã được tách biệt rõ ràng:

Nếu bạn muốn làm nổi bật những cầu thủ ghi 19 điểm trở lên và cả những người chỉ ghi được 1 hoặc 0 điểm, thì sẽ làm thế nào nhỉ? Hãy quay lại hộp thoại New Formatting Rule (Quy tắc định dạng mới) và chọn Icon Sets (Bộ biểu tượng) để tạo kiểu, sau đó cấu hình các lựa chọn như dưới đây. Bạn cũng thấy là chúng tôi không chọn biểu tượng cho những người ghi từ 2 đến 18 điểm, lý do là vì chúng tôi không muốn làm nổi bật những điểm số đó, chỉnh sửa này sẽ thay đổi menu biểu tượng bật lên thành Custom (Tùy chọn).

Rồi bạn lưu lại quy tắc này (nhớ xóa quy tắc định dạng trước đó). Hiện tại, bộ dữ liệu sẽ trông như sau:

Giờ thì bạn không chỉ dễ dàng xem được những cầu thủ có thành tích cao nhất, mà còn nắm được ai cần huấn luyện thêm, ít nhất là về kỹ năng ghi bàn. Không chỉ thế, nếu bạn cập nhật ô bất kỳ, thì tính năng định dạng có điều kiện cũng tự động áp dụng cho dữ liệu mới.

Đây là một ví dụ rất đơn giản về những gì bạn có thể làm khi sử dụng định dạng có điều kiện. Tuy đơn giản là thế, nó có thể giúp bạn tìm ra câu trả lời mình muốn dễ dàng hơn nhiều vào lần "ngập mặt" trong dữ liệu tiếp theo.

Microsoft Excel

Spreadsheets and Data Analysis

Xem