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Änderungen in Word verfolgen

Tipps für die Turbobearbeitung von Dokumenten.

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Microsoft Word macht es einfach, gemeinsam mit anderen Personen an einem Dokument zu arbeiten. Und nicht nur das: Wenn mehrere gleichzeitig eine Datei bearbeiten, hebt Word jede Änderung in Echtzeit hervor und zeigt an, wer diese vorgenommen hat. So kannst du schnell entscheiden, was du annehmen oder ablehnen willst.

So aktivierst du die Änderungsnachverfolgung: Klick auf Überprüfen und aktiviere Änderungen nachverfolgen. Durch erneutes Klicken lässt sich diese Funktion wieder deaktivieren.

Hier sind drei Wege, um das Nachverfolgen von Änderungen weiter zu optimieren.

Dank der Funktion „Änderungen nachverfolgen“ siehst du immer, was geändert wurde – und von wem.

Pass die Darstellung an

Ist die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ aktiviert, wird standardmäßig jede Änderung am Dokument angezeigt. Sollen jedoch nur bestimmte Arten von Änderungen hervorgehoben werden, klickst du auf Überprüfen > Nachverfolgung > Markupoptionen.

Nun entfernst du das Häkchen neben allen Optionen außer „Formatierung“, um nur noch Änderungen am Stil wie Schriftart oder Zeilenabstand zu sehen. Um Ergänzungen und gelöschte Textteile hervorzuheben, markierst du die Option „Einfügungen und Löschungen“.

Wenn mehrere Personen an einem Dokument gearbeitet haben, siehst du, welche Änderungen und Kommentare eine bestimmte Person gemacht hat: Klick auf Prüfer und wähl die gewünschten Namen aus oder deaktivier sie.

Über Markupoptionen > Einstellungen lässt sich sogar die Art der Hervorhebung für die unterschiedlichen Änderungen anpassen. Wähle beispielsweise eine bestimmte Farbe für Einfügungen und eine andere für Löschvorgänge aus. Oder weise den Personen in deinem Team unterschiedliche Farben zu, damit du auf einen Blick siehst, wer was geändert hat.

Beschleunige die Prüfung der Änderungen

Die Prüfung eines Dokuments geht am schnellsten, wenn du auf den Pfeil neben Annehmen oder Ablehnen klickst und dann Annehmen/Ablehnen und weiter auswählst. Word bringt dich dann automatisch zur nächsten Änderung, die du prüfen möchtest.

Wenn du die bereinigte Ansicht des Dokuments mit allen akzeptierten Änderungen vor dem endgültigen Speichern ansehen möchtest, wählst du für Markup die Einstellung Markup: keine aus. Wenn du mit dem Dokument zufrieden bist, klickst du auf den Pfeil neben Annehmen und wählst Alle Änderungen annehmen.

Profitipp: Wenn du einen Satz, einen Absatz oder eine komplette Textseite markierst, werden die Aktionen in den Menüs „Annehmen“ und „Ablehnen“ nur auf die Änderungen in deiner Auswahl angewendet.

Du kannst genau kontrollieren, wie jede Änderung in deinem Dokument angezeigt wird.

Vergleiche

Hast du vergessen, die Änderungsnachverfolgung zu aktivieren? Keine Sorge! Wenn du noch eine frühere Version des Dokuments hast, verwendest du in Word einfach die Funktion „Dokumente vergleichen“.

Klick in der Menüleiste auf Extras > Änderungen verfolgen > Dokumente vergleichen und wähl das Original und die überarbeitete Version aus. Word erstellt ein neues Dokument, in dem alle Änderungen hervorgehoben sind. Du kannst jede einzelne davon in gleicher Weise akzeptieren oder ablehnen, wie du es bei aktivierter Änderungsnachverfolgung getan hättest.

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