Une collaboration efficace est la clé de la productivité au bureau comme à l’école. Grâce à Microsoft Word, le travail en groupe est optimisé. Saviez-vous qu’il est maintenant possible d’éditer un document Word en temps réel, à plusieurs, tout en suivant les modifications apportées par chacun ?

Pour utiliser cette option, activez le Suivi des modifications.

Découvrez ici trois façons de tirer profit de cette fonctionnalité.

Lorsque le suivi des modifications est activé, tous les changements effectués s’affichent par défaut, mais il est possible de sélectionner ceux que vous souhaitez consulter en cliquant sur Options de marquage (sous l’onglet Révision). Vous pouvez, par exemple, vous concentrer sur le formatage en sélectionnant « Mise en forme », ou le contenu, en choisissant « Insertions et suppressions ». Pour voir les modifications apportées par un collaborateur spécifique, cliquez sur « Relecteurs » et sélectionnez le nom de la personne. La présentation des modifications dans Word est elle-même personnalisable à partir du menu Options de marquage > Préférences. Vous pouvez ici attribuer des couleurs aux membres de votre groupe ou aux différents types de changements.

Passez rapidement en revue toutes les modifications en cliquant sur Accepter ou Rejeter. Word saute ensuite automatiquement à l’élément suivant. Vous souhaitez visualiser le document dans son intégralité (modifications incluses) avant de prendre une décision ? Cliquez sur « Toutes les marques » (dans la barre d’outils) et choisissez « Aucune marque ». Si le résultat est satisfaisant, cliquez sur la flèche à côté du bouton Accepter et sélectionnez « Accepter toutes les modifications ». Conseil pratique : il est possible d’Accepter ou de Rejeter des modifications par lots en sélectionnant une phrase, un paragraphe ou une page.

Vous avez oublié d’activer le suivi des modifications ? Word pense à tout et inclut une fonction permettant de comparer des documents. Cliquez sur Outils > Suivi des modifications > Comparer les versions, et sélectionnez le document original et le document révisé. Word les fusionnera pour créer un nouveau fichier dans lequel les modifications sont surlignées. Vous pourrez, à partir de là, accepter ou rejeter les différents changements.