「Microsoft Word」を使えば、職場の同僚やクラスメート、クライアントと共同で、簡単に文書を作成できます。複数のメンバーで同時にファイルを編集できるのはもちろん、すべての変更点がハイライトされ、誰による変更かもわかるので、編集内容の採用や却下をすばやく判断できます。

変更履歴を残すには「校閲」タブで「変更履歴」をクリックし、「変更履歴の記録」をオンにします。

ここでは、便利な変更履歴機能をもっと上手に使いこなすための3つのコツを紹介します。

「変更履歴の記録」が有効の時、デフォルトではすべての変更箇所が表示されています。これを変更するには、ツールバーの「校閲」から「変更履歴とコメントのオプション」をクリックして、ハイライトしたい編集の種類を指定します。

例えば「書式設定」以外のチェックマークをすべて外せば、フォントや行間など、書式に関する変更のみが表示されます。また「挿入と削除」にチェックを入れると、テキストへの変更がハイライトされます。

複数のメンバーで作業している場合は、「校閲者」を選択後、各メンバーの名前にチェックを入れたり外したりするだけで、特定のメンバーによる編集やコメントを表示できます。

「変更履歴とコメントのオプション」から「環境設定」を選択すれば、どの編集をどう表示するかを自由にカスタマイズできます。例えば、挿入と削除にそれぞれ違った色を割り当てる、といったこともできます。メンバーごとに異なる色を割り当てておけば、誰が何を変更したか一目でわかります。

編集箇所を効率よくレビューしていくには、「承諾」あるいは「元に戻す」の横にある矢印をクリックし、「承諾して次へ進む」か「元に戻して次へ進む」を選びましょう。すると、次にレビューが必要な箇所へ自動的にジャンプしてくれます。

レビューの前に、すべての変更内容を承諾したら文書がどのように見えるのか確認したい場合は、ツールバーの「すべての変更履歴/コメント」から「変更履歴/コメントなし」を選びます。結果に問題がなければ「承諾」の横にある矢印をクリックし、「すべての変更を反映」を選択しましょう。

ここで上級テクニックを一つ紹介しましょう。文章、段落、またはページ全体を選択してから、「承諾」や「元に戻す」のメニューから操作を行うと、選択範囲内のすべての変更箇所に適用されます。

変更履歴の記録をオンにし忘れた場合でも、以前のバージョンの文書が手元に残っていれば、「文書の比較」機能を使って変更箇所を確認できます。

メニューバーで「ツール」>「変更履歴の記録」>「文書の比較」の順にクリックして、元の文書と変更された文書を選択します。すると、すべての変更箇所がハイライトされた新しい文書が作成されるので、変更履歴を記録した場合と同じように、それぞれの変更点を承諾したり、却下したりできます。