Esta historia forma parte de una serie de recomendaciones para mejorar tus habilidades de Excel. Encontrarás más enlaces útiles abajo.

Analizar una tabla de datos puede resultar tedioso cuando debes pensar en todo tipo de fórmulas para obtener la información que buscas. La función Analizar datos de Excel te libera de cualquier complicación al proponerte una amplia variedad de gráficos y tablas para simplificar el proceso de recopilación de datos mediante el lenguaje natural.

Aquí te decimos cómo identificar tendencias en tu información, sin tener que escribir ni una sola fórmula.

Tu objetivo: analizar los datos de ventas arrojados por una tienda de reparación de bicicletas que está presente en cuatro regiones, con el fin de detectar tendencias e información importante.

El método antiguo: crear múltiples gráficos para obtener visualizaciones distintas y resúmenes de tu información, teniendo que reorganizar tu tabla para adecuarla a cada gráfico.

El método Analizar datos: Excel se encarga de crear tus gráficos y tablas, brindándote distintas opciones.

En la tabla de abajo, a la izquierda, se muestran los datos de un mes de ventas de la cadena de tiendas que reparan bicicletas. Cada sucursal vende bicicletas, llantas y kits de servicio.

Para obtener información automatizada, simplemente haz clic en cualquier parte de la tabla. Luego, da clic en la opción Analizar datos en la barra de herramientas de la pestaña Inicio. Excel desglosa y ordena el contenido de la tabla y te presenta los resultados en un nuevo panel ubicado al lado derecho:

Si te desplazas hacia abajo en la lista con más de 20 resultados, verás resúmenes de ventas, gráficas de los ingresos por producto e informes comparativos por región, entre otros. Contarás con numerosas visualizaciones que te hubiera llevado horas obtener manualmente. Los resultados en el panel de Análisis de datos no se actualizan automáticamente. Esto quiere decir que, si cambias cualquier campo en tu tabla, deberás cerrar la herramienta Analizar datos y reiniciar el proceso para ver los resultados actualizados.

Y por si fuera poco, puedes extraer estos gráficos, así como las tablas asociadas, y usarlos en Excel, Word o PowerPoint. Sólo haz clic en el texto “+ Insertar” que aparece debajo de los elementos para insertarlos en una nueva hoja de tu libro, junto con la información relevante de tu tabla original.

Tu objetivo: encontrar respuestas a preguntas relacionadas con tus datos.

El método antiguo: antes creabas una fórmula personalizada que calculaba la respuesta. Esto te obligaba a reorganizar tu tabla o agregar más tablas con la información pertinente.

El método Analizar datos: mediante el lenguaje natural (por ahora sólo disponible en inglés), simplemente hazle tu pregunta a Excel escribiéndola en el cuadro de texto que está en la parte superior del panel de Análisis de datos. Por ejemplo, en la tabla de arriba podrías preguntar: “¿con qué artículo vendido (Item Sold) se tuvo el mayor ingreso (Revenue)?”. Luego, Excel te responderá que fueron las llantas traseras (para tu sorpresa):

También puedes hacer consultas que involucren múltiples campos de datos, como: “¿cuál es el ingreso total que generan la bicicleta de montaña (Mountain Bike) y la bicicleta de ruta (Street Bike)?”, “¿en qué región se vendió la menor cantidad de bicicletas de montaña y bicicletas de ruta?”, o bien, simplemente escribir: “cantidad de llantas traseras (Back Tire) y llantas delanteras (Front Tire) en la región oeste”. Sólo asegúrate de incluir el nombre exacto de los campos en tu consulta.

El panel de Análisis de datos también te proporciona herramientas para excluir ciertos campos del análisis, así como para verificar que Excel esté analizando cada campo de forma correcta. Para hacer esto, da clic en el botón de ajustes (el ícono del engrane) que se encuentra junto a la opción Descubrir conclusiones de tal forma que aparezca el cuadro de diálogo con la pregunta “¿Qué campos te interesan más?”:

En el ejemplo de la tienda de reparación de bicicletas, puedes ver cómo la función Analizar datos identificó correctamente los campos no numéricos, aunque es probable que quieras sacar un promedio de precios (Price), en lugar de sumarlos. Haz clic en Suma y selecciona Promedio. Ahora podrás introducir tu consulta, por ejemplo: “¿cuál es el precio por región?”. Esto te permitirá obtener un gráfico del precio promedio de cada región.