David Sparks, o MacSparky como le dicen sus fans, escribe sobre tecnología además de ser podcaster, profesor de cursos en línea, presentador de YouTube, padre y, hasta hace poco, abogado.

Con un currículum así de extenso, trabajar eficazmente es fundamental. Por eso, Sparks recibió con alegría la llegada de Atajos a Mac. Al dejar que macOS se encargue de las tareas repetitivas, puede centrarse en ser creativo y productivo.

Le pedimos a esta estrella de la productividad y la automatización que nos compartiera algunos de los atajos que le ayudan a agilizar sus ajetreados días.

Consejo de pro: para acceder fácilmente a un atajo, agrégalo al menú de acciones rápidas del Finder o a la Touch Bar. Ábrelo en la app Atajos, haz clic en el botón Detalles del atajo (que parece un grupo de tres reguladores) y marca las casillas correspondientes.

Sparks cree que esta sencilla pero poderosa acción es el mejor atajo de Mac. ¿Qué hace exactamente? Toma un par de apps y divide la pantalla entre ellas. Si lo combinas con una función rápida del teclado, podrás acomodar tus ventanas presionando un par de teclas. “Les llamo configuraciones”, dice Sparks. “Una configuración de ventanas no sólo facilita mi trabajo, sino que hace que mi cerebro se centre en la tarea que acabo de configurar”.

Sparks ha preconfigurado el atajo con cuatro pares de apps: Fantastical y Craft, Mail y Notas, OmniFocus y Notas, así como Mail y Safari, pero agregar tus propios pares es superfácil.

A la hora de escribir, Sparks usa un atajo para dejar que la inspiración empiece a fluir. “Primero, se activa el enfoque Trabajo, que únicamente permite que me interrumpa una lista aprobada de personas y apps”, indica. “Luego, la pantalla se divide entre mi app de escritura favorita y Safari, donde investigo”. Y para rematar, reproduce el sonido Thunderstorm en Dark Noise. Ahora sí, a teclear se ha dicho.

La primera vez que lo ejecutas, el atajo te pide que elijas tu app de escritura favorita y que agregues tus sitios preferidos para investigar en la web. Consejo de pro: si llevas un registro del tiempo, añade una acción para iniciar un temporizador de Timery.

Sin importar cuántas reuniones virtuales hayas organizado en los últimos años, hay que admitir que sigue siendo tedioso. Este práctico atajo automatiza parte del proceso. ¿Cómo? Te pide el nombre del evento y de sus asistentes, así como la fecha y hora, y luego te muestra un resumen. Al final, basta con hacer clic en Agregar para crear el evento. “El proceso te tomará solo un minuto”, asegura Sparks. Y cualquier cosa que nos ahorre tiempo en la planificación de reuniones siempre se agradece.

Cuando de concentrarse se trata, somos prácticamente iguales a Sparks: “Mi capacidad de concentración se desmorona tras unas horas de intenso trabajo”, menciona. Por eso, se toma descansos frecuentes para recargar las pilas, ya sea limpiando el jardín o navegando por YouTube.

El único problema es acordarte de retomar lo que estabas haciendo. “Este atajo te pregunta cuánto tiempo quieres descansar y activa un temporizador”, señala. “15 minutos es la duración predeterminada. Cuando tu descanso termina, recibes una alerta que dice que vuelvas a trabajar”.

Sparks usa Fantastical, galardonada como “Selección del editor” en el App Store, para programar la mayoría de sus compromisos. La vista trimestral de la app resulta bastante útil cuando necesita planificar lo que hará durante los próximos meses. A esto se suma la función de grupos de calendarios, con la que puede ver un conjunto determinado de sus calendarios a la vez.

Con este atajo, puede preparar sus planes con mayor facilidad. Primero, la app elige su grupo de calendarios llamado “Planificación”, luego cambia a la vista trimestral y, por último, pone la ventana de Fantastical al frente, si es que estaba oculta detrás de otras. Por si fuera poco, tienes la posibilidad de editarlo para así utilizar cualquier vista y grupo de calendarios. Simplemente duplica el atajo y configúralo a tu gusto.

Uno de los secretos de productividad de Sparks es que, a veces, prepararse para una reunión es tan importante como asistir a ella. “Descubrí que, si dedico 30 minutos a prepararme para una reunión, le saco mucho más provecho”.

Su solución es este genial atajo: “Revisa los eventos de los próximos cinco días en mi calendario de trabajo y me pide que elija los que requieren de mayor atención”, nos cuenta. “Posteriormente, agenda un bloque de 30 minutos antes de cada uno”.

Para Sparks, escribir no representa un problema, pero corregir sí. “A veces, los errores que cometo pasan desapercibidos porque mi cerebro sabe perfectamente lo que pretendía escribir y eso hace que mis ojos ignoren lo que ven”, explica.

Como alternativa, creó un sencillo atajo que lee el contenido del Portapapeles en voz alta. Sólo hay que copiar el texto deseado y ejecutar el atajo para empezar a “revisar con el oído”. “Mis oídos son más sensibles”, afirma. “La cantidad de errores que he logrado detectar de esta manera es sorprendente”.