《Microsoft Word》能讓你輕鬆與同事、同學或客戶共同協作文件。你不只可以與他人同時編輯一個檔案，還能利用《Word》的「追蹤修訂」功能來標示所有檔案變更內容及相關編輯者，以便讓你能快速決定接受或拒絕這些變動。

要開啟追蹤修訂，請前往「校閱」標籤頁，接著將「追蹤修訂」設為開啟。

這裡也提供三個小訣竅，告訴你如何活用追蹤修訂的進階技巧。

當「追蹤修訂」開啟時，預設的檢視方式是顯示所有的變更。然而，你可以按下工具列上的「校閱」>「標記選項」，讓《Word》只標示出特定類型的變更。例如，若只勾選「格式」，就只會看見字型、行距等格式上的變更；勾選「插入與刪除」，則是只標示文字內容的變更。如果多人參與編輯同一文件，你可以檢視由特定人員所做的編輯或註解。方法是選擇「檢閱者」，然後勾選或取消勾選人名即可。此外，在「標記選項」>「偏好設定…」中，你也可以自訂《Word》標示各類型變更的顯示方式，例如你可以分別為插入及刪除的內容指定兩種不同的顏色。或者你也可以為不同的協作者設定各自專屬顏色。如此一來，就可以一眼看出誰變更了哪些內容。

如果你想有效率處理各種變更，請點擊「接受」或「拒絕」旁的箭頭，然後選擇「接受 / 拒絕並移至下一個」，《Word》將會執行你的決定，並跳到下一個需要檢視的變更處。如果有一份你其實已同意所有變更，但尚未按下「接受」的文件，你只須點擊工具列中的「所有標記」，再切換至「無標記」，就可以先預覽隱藏了所有追蹤修訂紀錄的乾淨版本。等你確認文件一切都沒問題後，點擊「接受」旁的箭頭，然後選擇「接受所有變更」即可。進階技巧提示：如果你選取了一個句子、一個段落或整份文件，則「接受」或「拒絕」選單下的所有操作將會套用至選取範圍內的所有修訂內容。

校閱文件時才發現忘了開啟追蹤修訂，該怎麼辦？沒關係，如果你有該文件的原始版本，就可以運用《Word》的「比較文件」功能。請選擇「工具」>「追蹤修訂」>「比較文件…」，接著選取原始版本及修訂後的文件，《Word》將會產生一份已標示所有變更內容的新文件。接著，你就可以按照一般追蹤修訂的方式來接受或拒絕每個變更處。