Cet article fait partie d’une série visant à améliorer vos compétences sur Excel. Des liens vers d’autres articles sont disponibles ci-dessous.

Analyser une plage de données peut s’avérer laborieux si vous jonglez avec les formules pour glaner les informations les plus importantes. Cependant, la fonctionnalité d’Analyse de données d’Excel vous facilite grandement la tâche en générant une flopée de tableaux et graphiques sur mesure pour que vous puissiez en extraire des informations essentielles en utilisant un langage qui vous est familier.

Voici donc comment repérer des tendances dans vos données sans avoir à écrire la moindre formule.

Votre objectif : Analyser des données de ventes d’une chaîne de boutiques de réparation de vélo présente dans quatre régions pour y repérer des tendances et des informations utiles.

La manière traditionnelle : Vous auriez créé de multiples graphiques pour obtenir autant de visualisations et de synthèses de vos données, tout en réorganisant votre tableau afin de l’optimiser pour chaque graphique.

La manière Analyse de données : Laissez à Excel le soin de générer ces graphiques et tableaux où vous n’aurez plus qu’à piocher les informations qui vous intéressent.

Par exemple, la partie gauche du tableau ci-dessous montre les données de vente sur un mois pour l’ensemble de la chaîne de réparation de vélos (chaque boutique vend des vélos complets, des pneus et des kits de services).

Pour obtenir automatiquement des informations, cliquez simplement sur le tableau, peu importe où, puis sur Analyser les données dans l’onglet Accueil. Excel réorganise alors les données à sa sauce et vous présente ses résultats dans un nouveau volet sur la droite de l’écran :

En parcourant les plus de 20 résultats proposés, vous retrouvez des synthèses des ventes régionales, des graphiques de revenus par produit, des comparaisons régionales et bien plus encore — toutes ces visualisations vous auraient pris des heures à réaliser manuellement ! Notez toutefois que les résultats du volet d’Analyse de données ne s’actualisent pas automatiquement. Si vous effectuez le moindre changement dans votre tableau, vous devrez donc fermer et relancer l’outil d’Analyse de données pour obtenir des résultats actualisés.

De plus, vous pouvez extraire tous les graphiques de votre choix — et les tableaux personnalisés créés spécialement pour eux — du volet pour les utiliser dans Excel, Word ou PowerPoint : cliquez sur le texte qui commence par « + Insérer » en dessous d’un élément pour l’insérer (en plus des données utiles issues de votre tableau original) dans une nouvelle feuille de votre fichier.

Votre objectif : Trouver des réponses aux questions que vous vous posez à propos de vos données.

La manière traditionnelle : Vous auriez créé une formule personnalisée permettant de calculer la réponse, ce qui vous aurait sans doute demandé de réorganiser votre tableau ou de créer des tableaux supplémentaires contenant uniquement les données utiles.

La manière Analyse de données : En utilisant un langage naturel, posez simplement votre question à Excel dans la boîte de texte en haut du volet d’Analyse de données. Dans le cas du tableau ci-dessous, vous pourriez ainsi demander : « Quel élément vendu a généré le plus de revenus ? ». Excel vous annoncerait ainsi, à votre grande surprise, qu’il s’agit des pneus arrière.

Vous pouvez également exprimer des requêtes impliquant de multiples plages de données, telles que : « Quel est le revenu total des VTT et des BMX ? », « Quelle région a vendu la plus grande quantité de VTT et de BMX ? » ou « Quantité de pneus arrière et de pneus avant dans la région ouest ? ». Pensez juste à inclure le nom exact de la plage de données dans votre requête.

Le volet d’Analyse de données vous propose également des outils pour exclure certaines plages de l’analyse, ainsi que pour confirmer qu’Excel traite correctement chacune des plages. Pour ce faire, cliquez sur le bouton des réglages (l’engrenage) pour que s’ouvre la boîte de dialogue « Quels champs vous intéressent le plus ? ».

Concernant notre exemple de boutiques de réparation de vélos, vous pouvez ainsi voir que l’Analyse de données a correctement identifié les champs non numériques, mais il est peut-être préférable qu’elle analyse les prix comme une moyenne plutôt que comme une somme. Cliquez donc sur Somme et choisissez Moyenne. Vous pouvez désormais formuler une requête comme : « Quel est le prix par région ? » afin de générer un graphique du prix moyen par région.