Pivot table (bảng phân loại dữ liệu) là một trong các tính năng đặc biệt nhất của Microsoft Excel. Khi dùng pivot table, bạn sẽ tạo nhanh một bộ dữ liệu để quan sát theo nhiều cách khác nhau. Chỉ cần nhìn vào pivot table là bạn có thể trả lời một loạt các câu hỏi mà không cần tạo những công thức tính toán phức tạp và định dạng đầu ra của chúng.

Hãy lấy ví dụ một bảng dữ liệu về quãng đường lái xe hàng ngày của một người giao hàng nhé!

Bạn có thể tạo một chuỗi công thức để biết Susan đã đi được bao nhiêu dặm hay cô ấy đã đi lại ở khu vực nào nhiều nhất. Tuy nhiên, khi đã có bảng này trong tay, bạn chẳng cần tốn nhiều công sức như vậy mà vẫn trả lời được hai câu hỏi trên và nhiều câu trả lời khác nữa. Sao hay vậy nhỉ?

Để tạo pivot table, dữ liệu của bạn phải ở dạng bảng và không có hàng hay cột nào trống cả. Hãy chọn dữ liệu, sau đó nhấp vào Insert (Chèn) trên thanh công cụ rồi nhấp vào Recommended PivotTables (PivotTables được đề xuất) trong tab Insert vừa xuất hiện. Excel sẽ tự động tạo một bố cục hợp lý trên một trang tính mới.

Lúc này, bạn có thể dễ dàng biết được Susan di chuyển ở khu vực nào nhiều nhất (chính là phía Tây).

Nhưng nếu bạn muốn xem Susan đã lái được bao xa thì sao? Đó chính là một tính năng vô cùng lợi hại của pivot table.

Bạn chỉ cần nhấp vào vị trí bất kỳ trong pivot table để Excel hiển thị một cửa sổ ở bên phải với các vùng có nhãn Field Name (Tên trường), Filters (Bộ lọc), Columns (Cột), Rows (Hàng) và Values (Giá trị).

Trong phần Field Name, hãy chọn Driver (Lái xe) và bạn sẽ thấy những người lái xe trong pivot table này. Trong phần Rows, hãy kéo Driver lên phía trên vùng Date (Ngày). Thao tác này sẽ làm cho Driver và Date lần lượt trở thành mục nhập chính và phụ trong từng hàng.

Lúc này, pivot table cập nhật đã có đáp án cho cả hai câu hỏi của bạn rồi đấy. Hãy nhìn xem, Susan đi nhiều nhất về hướng Tây và cô đã đi được tổng cộng 231 dặm nhé. Nếu muốn bảng trở nên dễ đọc hơn nữa, hãy bỏ chọn vùng Date trong phần Field Name.

Chỉ cần một ví dụ đơn giản như thế thôi đã phô diễn được vài sức mạnh của tính năng này rồi.

Tuyệt vời nhất là pivot table không hề thay đổi dữ liệu nguồn nên bạn có thể thỏa sức khám phá mà khỏi lo vô tình làm hỏng thứ gì đó. Và nếu bạn thêm dữ liệu vào bảng nguồn thì Excel cũng cập nhật pivot table luôn.

Bạn chỉ muốn xem loại dữ liệu nào đó trong pivot table? Công cụ tách dữ liệu đợi mãi cơ hội này để phát huy tác dụng đấy bạn ơi.

Hãy nhấp vào vị trí bất kỳ trong pivot table, sau đó nhấp vào Slicer (Công cụ tách) trên dải băng Insert (Chèn). Hộp thoại xuất hiện sẽ liệt kê từng Field Name (Tên trường) mà bạn đã bật trong bảng của mình

Chọn một (hoặc nhiều) trường trong hộp thoại này để hiển thị "công cụ tách" của từng trường, từ đó, bạn có thể truy cập vào dữ liệu cụ thể chỉ bằng một lần nhấp. Ví dụ nhé, đây là dữ liệu của chúng tôi với công cụ tách là Region (Khu vực). Bạn chỉ cần nhấp vào khu vực bất kỳ là có thể xem dữ liệu liên quan đến riêng khu vực đó thôi.

Pivot table và công cụ tách dữ liệu sẽ giúp bạn dễ dàng phân tích cả dữ liệu phức tạp nhất.

Để biết thêm thông tin về pivot table, hãy xem phần trợ giúp trong ứng dụng của Excel hoặc xem phiên bản trợ giúp trực tuyến có cả liên kết đến các mẹo bổ sung sau đây.

Microsoft Excel

Spreadsheets and Data Analysis

Xem