Microsoft Word giúp chúng ta có thể dễ dàng cộng tác trên một tài liệu với đồng nghiệp, bạn học và khách hàng. Không chỉ cho phép nhiều người tham gia chỉnh sửa một tệp theo thời gian thực, mà Word còn làm nổi bật mọi thay đổi (cũng như người đang chỉnh sửa) để bạn có thể nhanh chóng chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi đó.

Để bật tính năng theo dõi chỉnh sửa, hãy chuyển tới tab Review (Xem lại), rồi bật mục Track Changes (Theo dõi thay đổi) lên.

Hãy xem qua 3 cách dưới đây để nâng trình theo dõi chỉnh sửa của bạn nhé.

Theo mặc định, bạn sẽ thấy mọi chi tiết chỉnh sửa khi bật Track Changes (Theo dõi chỉnh sửa). Tuy nhiên, bạn cũng có thể làm nổi bật từng kiểu chỉnh sửa cụ thể trong Word bằng cách nhấp vào Review (Xem lại) trên thanh công cụ, rồi nhấn vào Markup Options (Tùy chọn đánh dấu).

Hãy bỏ chọn tất cả các mục, ngoại trừ Formatting (Định dạng) nếu bạn chỉ muốn xem những thay đổi về kiểu dáng, chẳng hạn như phông chữ và dãn cách dòng. Bạn có thể chọn Insertions (Chèn) và Deletions (Xóa) để làm nổi bật những thay đổi về việc thêm bớt nội dung văn bản.

Nếu nhiều người đã làm việc trên cùng một tài liệu, bạn có thể xem những phần chỉnh sửa và bình luận của một người cụ thể bằng cách chọn Reviewers (Người xem lại) rồi chọn hoặc bỏ chọn tên theo ý muốn.

Bạn thậm chí còn tùy chỉnh được cách Word làm nổi bật nhiều kiểu thay đổi khác nhau bằng việc đi tới Markup Options (Tùy chọn đánh dấu) > Preferences (Tùy chọn). Ví dụ: bạn có thể gán 1 màu cho những nội dung chèn vào và một màu khác cho những phần bị xóa. Hoặc bạn cũng có thể gán cho người cộng tác các màu sắc riêng để lập tức biết rõ ai đã sửa những gì.

Để chuyển đổi giữa các phần chỉnh sửa một cách hiệu quả, hãy nhấp vào mũi tên bên cạnh mục Accept (Chấp nhận) hoặc Reject (Từ chối) và chọn Accept/Reject and Move to Next (Chấp nhận/Từ chối và Chuyển đến tiếp theo). Word sẽ thực hiện thay đổi của bạn và chuyển sang phần chỉnh sửa tiếp theo mà bạn cần phải xem lại.

Để tài liệu nhìn gọn gàng khi đã chấp nhận tất cả các chỉnh sửa nhưng chưa xác nhận bất cứ nội dung nào, hãy nhấp vào All Markup (Tất cả đánh dấu) ở thanh công cụ và chuyển sang trạng thái No Markup (Không đánh dấu). Nếu bạn đã hài lòng với mọi thứ, hãy nhấp vào mũi tên bên cạnh Accept (Chấp nhận), rồi chọn Accept All Changes (Chấp nhận tất cả thay đổi).

Mẹo hay: Nếu bạn chọn một câu, đoạn hoặc cả trang văn bản, hãy sử dụng menu Accept (Chấp nhận) hoặc Reject (Từ chối) để áp dụng thao tác vào mọi chỉnh sửa trong phần bạn chọn.

Bạn quên mất là phải bật tính năng theo dõi thay đổi ư? Không phải lo đâu. Nếu bạn có bản ban đầu của tài liệu thì chỉ cần sử dụng tính năng Compare Documents (So sánh tài liệu) trong Word là xong.

Hãy chọn Tools (Công cụ) > Track Changes (Theo dõi thay đổi) > Compare Documents (So sánh tài liệu) rồi chọn bản gốc với bản đã được hiệu đính. Word sẽ tạo ra một bản tài liệu mới và làm nổi bật tất cả những thay đổi ngay. Bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi giống như đã theo dõi từ đầu vậy.

Microsoft Word

Create, Edit & Share Documents

Xem